Как «Оборудование» в «Мобифорс» упрощает обслуживание вендинговых аппаратов, кофемашин и банкоматов
У ООО «Ромашка» вендинговые аппараты установлены в десяти клиниках Москвы,
а у «🔥 Кофе» — в пяти ТРЦ. Если один из аппаратов ломается или в нём заканчиваются кофе и шоколадки, ему требуется оперативное обслуживание, так как снижение продаж при высоком потоке трафика сулит существенную упущенную прибыль.

Чтобы не терять клиентов и их лояльность (в лучшем случае), компания, которая обслуживает эти аппараты, должна как можно быстрее направить выездных сотрудников по адресу и оперативно исправить поломку или пополнить запасы и расходники. Как упростить и ускорить процесс создания подобных задач на выезд, чтобы исполнитель знал, куда ехать, как и что обслуживать?
В системе управления «Мобифорс» для этого есть инструмент «Оборудование». Он позволяет добавлять в систему оборудование клиентов с инвентарным номером, штрих-кодом, расположением на объекте клиента и другими данными и своевременно создавать по ним задачи на выезд и оповещать исполнителей. Кроме того, задачи на обслуживание могут создавать владельцы оборудования и даже сами аппараты.

Каждая модель на учёте

Если компания обслуживает оборудование определенной модели, например кофемашины Necta Colibri, которые сегодня установлены в ТЦ, а завтра уехали на склад, то отслеживать это перемещение поможет система учета.

Систематизированный учет определенных моделей оборудования с помощью инструмента «Оборудование» в «Мобифорс» позволяет компаниям точно знать, какой аппарат или машина находится на обслуживании, где они расположены на текущий момент и в каком состоянии находятся. Вся история о перемещениях и действиях с оборудованием хранится в его карточке.

Это упрощает планирование выездов и координацию действий сотрудников, что снижает время ожидания клиентов.

Полное досье на кофемашину

В карточке оборудования можно сделать классификацию учитываемых устройств с полным «досье»: модель, производитель, серийный и инвентарный номер:
Также в неё можно добавить пользовательские поля. Например, поле с галочкой, чтобы указать, находится ли аппарат в использовании или нет:
Или, например, можно добавить QR-код, который позволит быстро создавать задачи на обслуживание:

Как узнать, где установлено оборудование?

Хотя сама по себе карточка оборудования не имеет координат его установки, она может быть привязана к объекту с адресом, на котором данное оборудование установлено. Достаточно предварительно добавить клиента (объект), а затем перейти к созданию карточек с оборудованием.
Когда оператор будет создавать задачу и прикрепит в нее оборудование, которое подлежит обслуживанию, исполнитель будет видеть, по какому адресу ему нужно выезжать.

Оперативно создаем задачи на обслуживание

Особенности:

  • В карточке задачи можно выбрать сперва объект, а затем один из установленных аппаратов на объекте клиента.
  • Если, например, оставлена заявка на обслуживание оборудования с конкретным серийным номером, то можно будет сразу прикрепить оборудование — место и прочие данные подтянутся автоматически в карточку задачи.
  • Заявки могут создавать операторы, выездные сотрудники, клиенты и даже сами кофемашины и банкоматы.

В веб-интерфейсе

Менеджер, который следит за работой аппаратов на объекте, при возникновении проблем звонит в офис и сообщает серийный номер оборудования. Тогда оператор в режиме онлайн может тут же создать задачу в веб-интерфейсе системы и отправить сотрудника на объект.

На выезде через приложение в смартфоне

Человек, который приезжает по регламентным задачам, например досыпать кофе в аппарат или пополнить количество стаканчиков, видит, что с аппаратом что-то не так. В этом случае он может как позвонить в офис, так и создать задачу через мобильное приложение в смартфоне. Далее в офисе оператор уже решит, кто поедет на техническое обслуживание.

По QR-коду: когда клиент создает задачу

Клиент может считать QR-код на корпусе аппарата. После считывания откроется форма на сайте, с помощью которой можно подать заявку на обслуживание.

В заявке клиенту потребуется заполнить только необходимые поля, например описание неисправности в свободной форме, — всё остальное (наименование оборудования, где установлено и прочие данные) подтянется автоматически. Тогда клиенту не придется звонить в офис обслуживающей компании.
В веб-интерфейсе системы будет создана новая задача на обслуживание в статусе черновика. Оператор в офисе сможет подтвердить её и отправить в работу исполнителю либо автоматически запустить в Эфире, чтобы выездные сотрудники самостоятельно решили, кто ей будет заниматься.
О QR-кодах. В системе «Мобифорс» для каждого добавленного оборудования можно сгенерировать уникальный QR-код, распечатать стикер и наклеить его на корпус оборудования. Конечно, на первоначальном этапе обклейка тысяч аппаратов стикерами с QR может занять вполне ощутимое время. Как правило, наши клиенты делают это так: печатают сразу все стикеры, отдают наклейки выездным сотрудникам обслуживающей организации, которые постепенно обклеивают аппараты.

По API: когда банкомат сам просит его починить

Если аппараты или система, к которой они подключены, умеют проводить самодиагностику, то в случае сбоя в работе или обнаружении неполадок они могут отправлять в систему «Мобифорс» инциденты по API. На основе этого будут автоматически создаваться задачи на обслуживание.

Регламентные задачи, чтобы вовремя пополнять расходники

Создание регулярных задач на выездное обслуживание кофемашин, банкоматов и вендинговых аппаратов можно автоматизировать. В системе «Мобифорс» для каждого оборудования можно задать периодически повторяющуюся задачу, например на пополнение кофе в аппарате, которая будет автоматически создаваться с необходимой периодичностью.
Регламентные задачи освобождают операторов от рутинных действий и сокращают риск просрочек в обслуживании.

История обслуживания

Регламентные и обычные задачи, а также перемещения оборудования по объектам или на склад записываются в историю оборудования автоматически. Чтобы посмотреть, что происходило с ним ранее, нужно перейти в карточку оборудования, на вкладку «История».

Автоматизируйте процесс обслуживания с «Мобифорс»

Инструмент «Оборудование» в «Мобифорс» — решение, которое помогает вести учет оборудования клиентов и создавать (вручную или автоматически) задачи на своевременное обслуживание. Это улучшает оперативность реагирования на запросы клиентов.

Возможность создания заявок самими владельцами оборудования и даже аппаратами открывает новые горизонты для автоматизации процессов. Это снижает нагрузку на ваших сотрудников и повышает уровень удовлетворенности клиентов за счет быстрого и качественного обслуживания.
Если у вас возникли трудности с платформой или вы хотите узнать о разработке функционала для вашего бизнеса, пишите нам в чате на сайте, в WhatsApp, Telegram или звоните по номеру +7 (495) 308-43-09. Мы постараемся вам помочь.
Зарегистрируйтесь и попробуйте «Мобифорс»!
Это бесплатно и займет всего пару минут
Другие статьи
Возможно, вам будет также интересно:
Рассказываем, что такое конструктор шаблонов в «Мобифорс» и как его использовать, чтобы настроить систему под свои бизнес-процессы.
Мы решили вам помочь с выбором тарифа и рассказать о возможностях нашего сервиса. Рассказываем о функционале и кому какой тариф подойдет.
Рассказываем, как компании, которые занимаются установкой окон, могут подняться на новый уровень и автоматизировать движение сделок по воронке.
СКАЧАЙТЕ ПРИЛОЖЕНИЕ МОБИФОРС