У ООО «Ромашка» вендинговые аппараты установлены в десяти клиниках Москвы,
а у «🔥 Кофе» — в пяти ТРЦ. Если один из аппаратов ломается или в нём заканчиваются кофе и шоколадки, ему требуется оперативное обслуживание, так как снижение продаж при высоком потоке трафика сулит существенную упущенную прибыль.

Чтобы не терять клиентов и их лояльность (в лучшем случае), компания, которая обслуживает эти аппараты, должна как можно быстрее направить выездных сотрудников по адресу и оперативно исправить поломку или пополнить запасы и расходники. Как упростить и ускорить процесс создания подобных задач на выезд, чтобы исполнитель знал, куда ехать, как и что обслуживать?

Если компания обслуживает оборудование определенной модели, например кофемашины Necta Colibri, которые сегодня установлены в ТЦ, а завтра уехали на склад, то отслеживать это перемещение поможет система учета.

Систематизированный учет определенных моделей оборудования с помощью инструмента «Оборудование» в «Мобифорс» позволяет компаниям точно знать, какой аппарат или машина находится на обслуживании, где они расположены на текущий момент и в каком состоянии находятся. Вся история о перемещениях и действиях с оборудованием хранится в его карточке.

Это упрощает планирование выездов и координацию действий сотрудников, что снижает время ожидания клиентов.

В карточке оборудования можно сделать классификацию учитываемых устройств с полным «досье»: модель, производитель, серийный и инвентарный номер:

Также в неё можно добавить пользовательские поля. Например, поле с галочкой, чтобы указать, находится ли аппарат в использовании или нет:

Или, например, можно добавить QR-код, который позволит быстро создавать задачи на обслуживание:

Хотя сама по себе карточка оборудования не имеет координат его установки, она может быть привязана к объекту с адресом, на котором данное оборудование установлено. Достаточно предварительно добавить клиента (объект), а затем перейти к созданию карточек с оборудованием.

Когда оператор будет создавать задачу и прикрепит в нее оборудование, которое подлежит обслуживанию, исполнитель будет видеть, по какому адресу ему нужно выезжать.

Менеджер, который следит за работой аппаратов на объекте, при возникновении проблем звонит в офис и сообщает серийный номер оборудования. Тогда оператор в режиме онлайн может тут же создать задачу в веб-интерфейсе системы и отправить сотрудника на объект.

Человек, который приезжает по регламентным задачам, например досыпать кофе в аппарат или пополнить количество стаканчиков, видит, что с аппаратом что-то не так. В этом случае он может как позвонить в офис, так и создать задачу через мобильное приложение в смартфоне. Далее в офисе оператор уже решит, кто поедет на техническое обслуживание.

Клиент может считать QR-код на корпусе аппарата. После считывания откроется форма на сайте, с помощью которой можно подать заявку на обслуживание.

В заявке клиенту потребуется заполнить только необходимые поля, например описание неисправности в свободной форме, — всё остальное (наименование оборудования, где установлено и прочие данные) подтянется автоматически. Тогда клиенту не придется звонить в офис обслуживающей компании.

В веб-интерфейсе системы будет создана новая задача на обслуживание в статусе черновика. Оператор в офисе сможет подтвердить её и отправить в работу исполнителю либо автоматически запустить в Эфире, чтобы выездные сотрудники самостоятельно решили, кто ей будет заниматься.

Если аппараты или система, к которой они подключены, умеют проводить самодиагностику, то в случае сбоя в работе или обнаружении неполадок они могут отправлять в систему «Мобифорс» инциденты по API. На основе этого будут автоматически создаваться задачи на обслуживание.

Создание регулярных задач на выездное обслуживание кофемашин, банкоматов и вендинговых аппаратов можно автоматизировать. В системе «Мобифорс» для каждого оборудования можно задать периодически повторяющуюся задачу, например на пополнение кофе в аппарате, которая будет автоматически создаваться с необходимой периодичностью.

Регламентные и обычные задачи, а также перемещения оборудования по объектам или на склад записываются в историю оборудования автоматически. Чтобы посмотреть, что происходило с ним ранее, нужно перейти в карточку оборудования, на вкладку «История».

Инструмент «Оборудование» в «Мобифорс» — решение, которое помогает вести учет оборудования клиентов и создавать (вручную или автоматически) задачи на своевременное обслуживание. Это улучшает оперативность реагирования на запросы клиентов.

Возможность создания заявок самими владельцами оборудования и даже аппаратами открывает новые горизонты для автоматизации процессов. Это снижает нагрузку на ваших сотрудников и повышает уровень удовлетворенности клиентов за счет быстрого и качественного обслуживания.