Шаблоны: тонкая настройка отчетов и задач
В CRM-системах есть шаблоны, которые помогают быстро создавать задачи, например заполнение профиля или формирование отчета за квартал. Аналогичный конструктор для формирования задач и отчетности есть и в системе управления мобильными сотрудниками «Мобифорс».

Создание персонализированных задач со своими полями упрощает работу и на треть сокращает время на заполнение документов. Рассказываем, что такое конструктор шаблонов в «Мобифорс» и как его использовать, чтобы настроить систему под свои бизнес-процессы.

Из каких блоков состоит карточка задачи

Карточка с задачей в системе «Мобифорс» делится на два логических блока:

  1. Основные данные по задаче, необходимые для ее выполнения: поля с клиентом, адресом, контактным лицом и телефоном(-ами) для связи, описанием задачи, которую необходимо выполнить. А также поля, связанные с исполнением задачи: исполнитель, дата и время выполнения работ и плановая продолжительность.
  2. Дополнительные данные, отчеты, чек-листы.
Это базовый набор полей, однако каждый бизнес индивидуален. В зависимости от отрасли применения системы возникает необходимость в отражении дополнительных данных (полей), которые будут учитывать специфику процесса конкретной компании.

Именно поэтому в системе «Мобифорс» и был разработан механизм шаблонов. По сути, это конструктор, который помогает настроить поля для разных задач. С его помощью можно адаптировать систему под любую нишу с выездным обслуживанием.

Из каких настроек состоит шаблон

Основные настройки

Основные настройки включают в себя цветовую маркировку в списке, время исполнения задачи по умолчанию, рабочий процесс, применяемый для задачи по данному шаблону.

Дополнительные данные

Дополнительные данные — набор пользовательских полей, которыми можно расширить описание задачи. В простейшем случае это может быть обычное текстовое поле «Описание задачи». В более сложном — опции, которые заявлены клиентом, изображения схем, необходимых для выполнения задач, и т. п.

Отчет сотрудника

Отчет сотрудника — самая важная часть шаблона задач для выездов. Наши клиенты его часто называют «чек-листом». Это список дополнительных пользовательских полей с возможностью группировок.

Из этих полей можно легко организовать чек-листы, фотоотчеты или же просто оставить одно текстовое поле под описание выполненной работы. Оно может быть и вовсе не нужно — тогда отчет сотрудника в шаблоне задач может остаться пустым.

👉 Важная деталь полей отчета — возможность поставить им признак обязательности заполнения перед завершением задачи. То есть приложение не даст закрыть выполненную задачу, пока, например:

  • не будет загружена хотя бы одна фотография для фотоотчёта,
  • не написан итог в описании выполненных работ,
  • не введена сумма, взятая за ремонт,
  • не проставлены галочки в чек-листе напротив обязательных полей.

Отчетность дает гарантию, что выездной сотрудник выполнил работу, а возможность прикреплять фотоотчеты и подписи клиентов — упрощает процесс проверки.

Типы полей в шаблоне

В каждой группе настроек есть следующие типы полей:

Текстовое

Поле для ввода текста, которое исполнитель или оператор должен заполнить самостоятельно.
В веб-интерфейсе
В шаблоне
В приложении
Списочный тип

Выбор одного из имеющихся вариантов. Список возможных значений также задается в системе при работе с конструктором.
В веб-интерфейсе
В шаблоне
В приложении
Числовое (Числа)

Применяется для введения числовых данных: замеры, сумма к оплате и т. д.
В веб-интерфейсе
В шаблоне
В приложении
Флажок

Часто используется вместе с группировкой для организации чек-листов.
В веб-интерфейсе
В шаблоне
В приложении
Изображения

Снимок дефекта, рабочего места после выполнения работ, копия акта, картинка из галереи и т. д.
В веб-интерфейсе
В шаблоне
В приложении
Подпись заказчика

Прямой юридической силы у этой опции в России нет, однако факт ручной отметки сильно дисциплинирует взаимоотношения с заказчиком.
В веб-интерфейсе
В шаблоне
В приложении
Фотография

В отличии от типа полей «Изображения», при заполнении этого поля можно добавить только фото с камеры в реальном времени. То есть загрузить старое фото из галереи мобильный сотрудник не сможет. Используйте этот тип поля для дополнительного контроля физического присутствия сотрудника на объекте.
В веб-интерфейсе
В шаблоне
В приложении
Штрихкод

Текстовое поле, которое автоматически заполняется при считывании QR- или штрих-кода на оборудовании. Исполнитель должен нажать в своем приложении на кнопку «Добавить штрихкод» и считать его с помощью камеры на телефоне.
В веб-интерфейсе
В шаблоне
В приложении
Ссылка

Поле для добавления кликабельной ссылки в веб-интерфейсе. Оператор добавляет ссылку в карточке задачи, которая будет отображаться в приложении мобильного сотрудника.
В веб-интерфейсе
В шаблоне
В приложении

Оптимизируйте выездной бизнес с конструктором шаблонов «Мобифорс»

Используйте конструктор создания шаблонов для задач и отчетности, чтобы упростить работу своим сотрудникам. Какие преимущества вы получите:

  • Простота использования и настройки. Система быстро осваивается пользователем, вне зависимости от навыков владения современными технологиями.
  • Оперативность. Шаблонов более чем достаточно для работы, но не слишком много — легко выбрать нужный вариант из списка, не путаясь и не тратя на это много времени.
  • Контроль основных параметров по задаче. Каждая задача разбита на пункты, которые необходимо заполнить. Так система будет засчитывать каждый отдельный элемент задачи как «выполненный». Таким образом, все обязательные условия будут выполнены и ничто не будет забыто.
  • Лёгкость проверки выполненной работы. Благодаря системности параметров руководитель может быстро проверить в системе отчёт выездного сотрудника.
  • Для каждого типа задачи можно создать свой шаблон. Это упрощает и ускоряет работу с системой.

Шаблоны удобны для работы, систематизации результатов и проверки. Статистика показывает, что компании, используют конструктор и изменяют карточки задачи под свои бизнес-процессы, отмечают увеличение продуктивности на 25%.
Если у вас возникли трудности с выбором тарифного плана или вы хотите узнать о разработке функционала для вашего бизнеса, пишите нам в чате на сайте, в WhatsApp, Telegram или звоните по номеру +7 (495) 308-43-09. Мы постараемся вам помочь.
Полезные материалы по теме:

Зарегистрируйтесь и попробуйте Мобифорс!
Это бесплатно и займет всего пару минут
Другие статьи
Возможно, вам будет также интересно:
Мы решили вам помочь с выбором тарифа и рассказать о возможностях нашего сервиса. Рассказываем о функционале и кому какой тариф подойдет.
Рассказываем, как компании, которые занимаются установкой окон, могут подняться на новый уровень и автоматизировать движение сделок по воронке.
В системе управления мобильными сотрудниками «Мобифорс» можно выгружать отчеты. Как это сделать, рассказываем в этом руководстве.
СКАЧАЙТЕ ПРИЛОЖЕНИЕ МОБИФОРС