В CRM-системах есть шаблоны, которые помогают быстро создавать задачи, например заполнение профиля или формирование отчета за квартал. Аналогичный конструктор для формирования задач и отчетности есть и в системе управления мобильными сотрудниками «Мобифорс».

Создание персонализированных задач со своими полями упрощает работу и на треть сокращает время на заполнение документов. Рассказываем, что такое конструктор шаблонов в «Мобифорс» и как его использовать, чтобы настроить систему под свои бизнес-процессы.

Карточка с задачей в системе «Мобифорс» делится на два логических блока:

1. Основные данные по задаче, необходимые для ее выполнения: поля с клиентом, адресом, контактным лицом и телефоном(-ами) для связи, описанием задачи, которую необходимо выполнить. А также поля, связанные с исполнением задачи: исполнитель, дата и время выполнения работ и плановая продолжительность.
2. Дополнительные данные, отчеты, чек-листы.

Это базовый набор полей, однако каждый бизнес индивидуален. В зависимости от отрасли применения системы возникает необходимость в отражении дополнительных данных (полей), которые будут учитывать специфику процесса конкретной компании.

Именно поэтому в системе «Мобифорс» и был разработан механизм шаблонов. По сути, это конструктор, который помогает настроить поля для разных задач. С его помощью можно адаптировать систему под любую нишу с выездным обслуживанием.

Основные настройки включают в себя цветовую маркировку в списке, время исполнения задачи по умолчанию, рабочий процесс, применяемый для задачи по данному шаблону.

Дополнительные данные — набор пользовательских полей, которыми можно расширить описание задачи. В простейшем случае это может быть обычное текстовое поле «Описание задачи». В более сложном — опции, которые заявлены клиентом, изображения схем, необходимых для выполнения задач, и т. п.

Отчет сотрудника — самая важная часть шаблона задач для выездов. Наши клиенты его часто называют «чек-листом». Это список дополнительных пользовательских полей с возможностью группировок.

Из этих полей можно легко организовать чек-листы, фотоотчеты или же просто оставить одно текстовое поле под описание выполненной работы. Оно может быть и вовсе не нужно — тогда отчет сотрудника в шаблоне задач может остаться пустым.

👉 Важная деталь полей отчета — возможность поставить им признак обязательности заполнения перед завершением задачи. То есть приложение не даст закрыть выполненную задачу, пока, например:

• не будет загружена хотя бы одна фотография для фотоотчёта,
• не написан итог в описании выполненных работ,
• не введена сумма, взятая за ремонт,
• не проставлены галочки в чек-листе напротив обязательных полей.

Отчетность дает гарантию, что выездной сотрудник выполнил работу, а возможность прикреплять фотоотчеты и подписи клиентов — упрощает процесс проверки.

В каждой группе настроек есть следующие типы полей:

Текстовое

Поле для ввода текста, которое исполнитель или оператор должен заполнить самостоятельно.

Списочный тип

Выбор одного из имеющихся вариантов. Список возможных значений также задается в системе при работе с конструктором.

Числовое (Числа)

Применяется для введения числовых данных: замеры, сумма к оплате и т. д.

Флажок

Часто используется вместе с группировкой для организации чек-листов.

Изображения

Снимок дефекта, рабочего места после выполнения работ, копия акта, картинка из галереи и т. д.

Подпись заказчика

Прямой юридической силы у этой опции в России нет, однако факт ручной отметки сильно дисциплинирует взаимоотношения с заказчиком.

Фотография

В отличии от типа полей «Изображения», при заполнении этого поля можно добавить только фото с камеры в реальном времени. То есть загрузить старое фото из галереи мобильный сотрудник не сможет. Используйте этот тип поля для дополнительного контроля физического присутствия сотрудника на объекте.

Штрихкод

Текстовое поле, которое автоматически заполняется при считывании QR- или штрих-кода на оборудовании. Исполнитель должен нажать в своем приложении на кнопку «Добавить штрихкод» и считать его с помощью камеры на телефоне.

Ссылка

Поле для добавления кликабельной ссылки в веб-интерфейсе. Оператор добавляет ссылку в карточке задачи, которая будет отображаться в приложении мобильного сотрудника.

Используйте конструктор создания шаблонов для задач и отчетности, чтобы упростить работу своим сотрудникам. Какие преимущества вы получите:

• Простота использования и настройки. Система быстро осваивается пользователем, вне зависимости от навыков владения современными технологиями.
• Оперативность. Шаблонов более чем достаточно для работы, но не слишком много — легко выбрать нужный вариант из списка, не путаясь и не тратя на это много времени.
• Контроль основных параметров по задаче. Каждая задача разбита на пункты, которые необходимо заполнить. Так система будет засчитывать каждый отдельный элемент задачи как «выполненный». Таким образом, все обязательные условия будут выполнены и ничто не будет забыто.
• Лёгкость проверки выполненной работы. Благодаря системности параметров руководитель может быстро проверить в системе отчёт выездного сотрудника.
• Для каждого типа задачи можно создать свой шаблон. Это упрощает и ускоряет работу с системой.

Шаблоны удобны для работы, систематизации результатов и проверки. Статистика показывает, что компании, используют конструктор и изменяют карточки задачи под свои бизнес-процессы, отмечают увеличение продуктивности на 25%.

Если у вас возникли трудности с выбором тарифного плана или вы хотите узнать о разработке функционала для вашего бизнеса, пишите нам в чате на сайте, в WhatsApp, Telegram или звоните по номеру +7 (495) 308-43-09. Мы постараемся вам помочь.